Spreadsheet ni zana muhimu kwa timu ndogo. Changamoto hujitokeza watu wengi wanapotumia mafaili tofauti, matawi yanapohamisha bidhaa, au meneja wa fedha anapohitaji kufuatilia chanzo cha namba kabla ya kufunga mwezi.
ERP ya cloud huleta kumbukumbu ya pamoja ya mauzo, manunuzi, hisa, madeni, malipo na idhini. Haiondoi hitaji la nidhamu; hufanya kazi, wajibu na makosa yaonekane kwa timu nzima.
Dalili za kuhitaji mfumo mpya
- mteja au msambazaji yupo kwa majina tofauti;
- hesabu za hisa hazilingani na taarifa za tawi;
- idhini inapotea kwenye ujumbe wa simu;
- taarifa ya uongozi inachukua siku nyingi kutengenezwa;
- marekebisho yanafuta historia badala ya kuacha ushahidi.
Hizi si sababu za kusema spreadsheet ni mbaya. Ni dalili kwamba kiasi cha kazi na hitaji la udhibiti limeongezeka.
Anza na kazi halisi
Chagua mtiririko mmoja wa mauzo, ununuzi, malipo na upatanisho. Mfumo mzuri unaunganisha hati, muamala, idhini na taarifa. Pia unaonyesha mambo yasiyolingana kama malipo yasiyo na namba ya ankara au hisa iliyopotea.
Tafiti za World Bank kuhusu mabadiliko ya kidijitali Afrika na kanuni za ICAEW kuhusu matumizi salama ya spreadsheet zinaunga mkono hatua mbili: kuongeza uwezo wa kidijitali na kuweka mapitio ya binadamu.
Hamia hatua kwa hatua
Anza na mpango wa hesabu, wateja, wasambazaji na mtiririko mmoja wa biashara. Jaribu kufunga mwezi, kurekebisha muamala na kutoa data nje ya mfumo. Pima muda wa upatanisho, idadi ya kuandika tena na muda wa kutatua tofauti.
Kraal Code imeundwa kama ERP ya cloud inayoweza kupanuliwa kwa mashirika ya Afrika. Mahitaji ya nchi, kodi, miunganisho na mapitio ya mtaalamu yanapaswa kuthibitishwa kabla ya matumizi ya moja kwa moja.
