Une deuxième agence crée un nouveau stock, une nouvelle caisse et de nouvelles responsabilités. Pour éviter le désordre, attribuez à chaque site un code, un responsable, une devise, une relation hiérarchique et des comptes clairement définis.
Un transfert de stock doit distinguer la demande approuvée, la sortie, le transport, la réception contrôlée et la mise à jour du stock destinataire. « Envoyé » ne signifie pas « reçu ». Cette distinction révèle les écarts et les marchandises en transit.
Définissez aussi qui prépare, qui approuve et qui contrôle les achats, remises, crédits, remboursements, ajustements de stock et décaissements. Les journaux doivent conserver l’acteur, la date, la pièce justificative et la correction.
Le rapprochement quotidien ou périodique doit comparer caisse, mobile money, banque, point de vente et ERP. Classez chaque différence : délai, frais, doublon, reçu manquant, mauvais site ou perte présumée. La direction peut alors suivre une tendance et non un chiffre mystérieux.
Enfin, conservez le détail de chaque agence tout en produisant un rapport consolidé. Les règles de devise, de fiscalité, d’entité juridique et de référentiel comptable doivent être vérifiées pays par pays. Un ERP partagé aide ; il ne remplace pas une gouvernance locale claire.
